Vem måste bokföra – och hur ska det göras?

Alla företag i Sverige måste bokföra. Oavsett om du driver en enskild firma, ett aktiebolag eller annan bolagsform är det lagkrav på att bokföra alla affärshändelser i verksamheten. Du kan välja att göra bokföringen själv eller anlita hjälp, men ansvaret ligger alltid på dig som företagare.

Bokföringsskyldighet – vad innebär det?

Bokföringsskyldigheten innebär att du ska dokumentera alla ekonomiska händelser som rör företaget. Det handlar inte bara om att föra in siffror – utan att varje händelse ska ha ett korrekt underlag och att bokföringen sparas och sköts enligt Sveriges lag.

Tänk på att:  

• Bokföringen ska ske löpande så de kan presenteras systematiskt.  
• Det ska finnas verifikationer till alla händelser som rör företaget.  
• Arkivera räkenskapsinformationen korrekt. Alltså i ett ordnat skick, på ett säkert ställe i minst 7 år.  
• Säljer du varor/tjänster mot kontantbetalning, kontokort eller annan elektronisk betalning behöver du ha ett certifierat kassaregister ex. Zettle.  
• Årsbokslut och/eller årsredovisning ska upprättas.  
• Excel är inte ett godkänt bokföringsprogram då man kan göra ändringar i bokföringen i efterhand.

Hur ska bokföringen göras?

Det finns två metoder att välja mellan:

• Kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, innebär att du bokför när betalningen sker.
  

• Fakturametoden, även kallad faktureringsmetoden, innebär att du bokför både när en faktura skickas och när den betalas.
  

Vilken bokföringsmetod som passar beror på din verksamhet – läs mer i vår artikel om val av bokföringsmetod.

Vad är ett underlag?

Ett underlag är ett kvitto eller en faktura som styrker en affärshändelse. Alla verifikationer i bokföringen måste kunna kopplas till ett sådant underlag. Det är extra viktigt att momsen är tydligt redovisad, för att du ska kunna göra avdrag och få det godkänt.  

‍

Ett giltigt underlag ska innehålla:

• Datum och när den sammanställts.  

• Kund och till vem fakturan är ställd.  

• Affärshändelsen och när den inträffat.  

• Specifikation, vad fakturan avser.  

• F-skatt ska stå specificerat.  

• Hela beloppet med specificering av momsbeloppet.  

• Fakturanummer.

• Momsregistreringsnummer.  

• Säljarens och köparens namn och adress  

• Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.

• Beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats.  

• Den eller de momssatser som gäller.  

Vill du veta mer? Här kan du läsa mer om vad en faktura ska innehålla.

Bokföring i Wrebit – enklare med pengar in och ut

I Wrebit gör vi bokföring enklare genom att använda begreppen pengar in och pengar ut, istället för debet och kredit. Systemet avgör automatiskt hur verifikationen ska bokföras – du ansvarar bara för att alla affärshändelser kommer med och att underlagen är korrekta.

Vanliga misstag i bokföringen

Efter tusentals bokslut har vi sett två misstag återkomma ofta:

1. Alla transaktioner är inte bokförda. När vi jämför ett företags kontoutdrag mot bokföringen hittar vi ofta saknade händelser.
   

2. Underlagen är ofullständiga eller felaktiga. Exempelvis räcker det inte med en transaktionsnotering från banken – det krävs ett korrekt underlag, som ett kvitto eller en faktura.

Vanliga frågor

Måste jag bokföra interna överföringar?

Ja. Även interna överföringar mellan företagets egna konton ska bokföras.

Måste jag bokföra alla småköp?

Ja. Alla inköp som rör företaget – även mindre utgifter som kaffe, pennor eller parkeringsavgifter – måste bokföras och ha ett korrekt underlag. Småköp räknas också som affärshändelser och ska redovisas enligt bokföringslagen.

Vad räknas inte som ett godkänt bokföringsunderlag?

Exempelvis enbart ett kontoutdrag från banken räcker inte som underlag. Det måste finnas ett kvitto eller en faktura som visar vad köpet avsåg och som innehåller korrekt information enligt Skatteverkets krav.

‍