Vad är bokföring och hur fungerar det?

Bokföring är grunden i ett företags ekonomi, oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag. Alla affärshändelser såsom försäljningar, inköp eller lån måste bokföras enligt lag. Bokföringen gör det möjligt att hålla koll på företagets ekonomi, moms och skatt, och att ta fram rapporter som bokslut och årsredovisning.

Den här guiden hjälper dig förstå grunderna i bokföring, särskilt dubbel bokföring, som är standard i Sverige.

Hur fungerar bokföring?  

Bokföring fungerar genom att varje affärshändelse registreras i ett system med dubbel bokföring. Det innebär att händelsen bokförs på minst två konton, ett i debet och ett i kredit, med lika stora belopp. På så sätt balanseras bokföringen automatiskt och blir självkontrollerande.

I Sverige använder vi dubbel bokföring för att registrera olika sorters affärshändelser. Innebörden av dubbel bokföring är att affärshändelsen ska registreras på minst två konton och det ska vara lika mycket bokfört på debetsidan som på kreditsidan för att det ska gå att bokföra. Detta gör också att metoden är självkontrollerande då sidorna måste balansera (vara lika mycket på båda sidorna) för att det ska gå att registrera bokföringen.  

Så är konton uppbyggda i BAS-kontoplanen

BAS-kontoplanen utgör standarden för den kontoplan som används i de flesta företagsformer.  

Kontona i kontoplanen är indelade i olika klasser:

• kontoklass 1 för tillgångar.  

• kontoklass 2 för skulder.  

• kontoklass 3 för intäkter.  

• kontoklass 4-8 för kostnader.  

Kontona har alltid 4 siffror, där:

• den första siffran visar kontoklassen.  

• den första och den andra visar kontogruppen.  

• de fyra siffrorna tillsammans visar kontot.  

Bra att veta! BAS-kontoplanen är generell och det går bra att anpassa den efter företagets verksamhet eller att välja de som passar din verksamhet.

Debet och Kredit - vad betyder det?

Debet och kredit är det som används för att sköta bokföringen. Beroende på vilken kontoklass det är så blir innebörden av debet och kredit olika.  

• Tillgångskonton (1xxx) - t.ex. bankkontot - ökar i debet och minskar i kredit.  

• Skuldkonton (2xxx) - t.ex. banklån - ökar i kredit och minskar i debet.  

• Intäktskonton (3xxx) - t.ex. försäljning - ökar i kredit och minskar i debet.  

• Kostnadskonton (4xxx- 8xxx) - t.ex. varuinköp - ökar i debet och minskar i kredit.  

Det är detta som ofta förvirrar vid debet och kredit, att de har olika innebörd beroende på vilken kontoklass det är. Men det blir logiskt när man lärt sig grunderna.

Vad behöver man för att bokföra?

För att komma igång med bokföring behöver du:

• Ett bokföringsprogram (t.ex. Wrebit).

• Ett företagskonto (endast krav för aktiebolag, men en rekommendation för övriga företagsformer).

• Grundläggande förståelse för bokföring (som denna artikel!).

• Tillgång till kontoplan (BAS-kontoplan).

• Välja bokföringsmetod.
  

Du kan antingen sköta bokföringen själv, med hjälp av ett bokföringsprogram, eller ta hjälp av en redovisningskonsult.

Bra att tänka på! Oavsett om du väljer att sköta bokföringen själv, eller ta hjälp, är det viktigt att förstå grunderna, eftersom du som företagare alltid är ansvarig för att bokföringen blir rätt.

Bokföring i Wrebit - enklare med “pengar in” och “pengar ut”

Vi på Wrebit har valt att använda oss av ”pengar in” och "pengar ut” istället för debet och kredit, för att göra det lättare att förstå.  

Ett exempel:

Du har köpt in förbrukningsmaterial till kontoret i form av utskriftspapper. Du betalade köpet med företagskortet. Utskriftspappret kostade 100 kr och det var 25 % moms. Då blir bokföringen enligt debet och kredit så här:  

1930: Kredit 100 kr

5460: Debet 75 kr

2414: Debet 25 kr

I detta fall kan du använda “pengar ut” i vår bokföringsapp, då det är pengar som har lämnat företaget. Du behöver alltså inte tänka på debet och kredit alls.  

Vill du prova på Wrebit och uppleva hur enkelt det kan vara att bokföra?  

Just nu kan du prova Wrebit kostnadsfritt i 30 dagar. Det enda du behöver gör är att skapa ett konto genom att klicka på “Skapa konto” högst upp i högra hörnet.  

Vanliga frågor om bokföring (FAQ)

Varför måste man bokföra?

Bokföring är ett lagkrav för alla företag i Sverige, även enskilda firmor. Syftet är att dokumentera företagets affärshändelser som försäljningar, inköp och betalningar. Bokföringen används som underlag för bland annat momsrapportering, deklaration, bokslut och i vissa fall årsredovisning. Den ger också dig som företagare full kontroll över företagets ekonomi.

Är det lagligt att bokföra i Excel?

Nej, det är inte tillåtet att bokföra i Excel enligt bokföringslagen. Bokföringen måste ske i ett bokföringssystem eller i en kassabok som uppfyller kraven på spårbarhet, säkerhet och verifikationskedja. Excel kan användas som ett hjälpmedel vid t.ex. budget eller uppföljning, men själva bokföringen måste ske i ett godkänt bokföringsprogram alternativt i en kassabok.

Hur bokför man?

Bokföring görs genom att varje affärshändelse (t.ex. ett köp eller en inbetalning) registreras i ett bokföringssystem. I Sverige används dubbel bokföring, vilket innebär att varje händelse bokförs på minst två konton - ett i debet och ett i kredit. Du behöver också specificera datum, belopp, verifikation och kontonummer enligt BAS-kontoplanen.

Är det svårt att lära sig bokföring?

Det kan kännas krångligt i början, men många företagare lär sig grunderna snabbt - särskilt med hjälp av ett pedagogiskt bokföringsprogram. Det viktigaste är att förstå principerna för dubbel bokföring, kontoplanen och hur olika affärshändelser påverkar ekonomin. Med rätt stöd och program är det fullt möjligt att sköta bokföringen själv.

Vilket är det enklaste bokföringsprogrammet?

Det finns flera användarvänliga bokföringsprogram på marknaden. Wrebit är ett exempel som riktar sig särskilt till småföretagare och erbjuder ett enkelt gränssnitt med begrepp som "Pengar in" och "Pengar ut" istället för debet och kredit. Du behöver alltså inte kunna debet och kredit för att använda Wrebit.

‍